Tiếng Anh · Bài viết

50 Mẫu Câu Tiếng Anh Trao Đổi Với Khách Hàng Qua Email

Phần lớn công việc với khách quốc tế của tôi diễn ra qua email — báo giá, xác nhận bản vẽ, chốt deadline. Đây là 50 câu tôi dùng đi dùng lại, gom thành mẫu để không phải soạn từ đầu mỗi lần.

Viết email tiếng Anh cho khách không cần câu văn hoa mỹ — cần đúng, rõ, và đủ lịch sự. Sau nhiều lần trao đổi với khách Campuchia và vài đối tác nước ngoài khác, tôi nhận ra phần lớn email chỉ xoay quanh vài chục mẫu câu lặp lại.

Tôi gom lại 50 câu theo đúng trình tự một email công việc: mở đầu, báo giá/đơn hàng, xác nhận, tiến độ/deadline, và kết thư.

01 — 10

Mở Đầu & Chào Hỏi

Dear Mr./Ms. [Name],Kính gửi ông/bà [Tên],

I hope this email finds you well.Mong email này đến với anh/chị lúc mọi việc đều ổn.

Thank you for your email.Cảm ơn email của anh/chị.

I am writing to follow up on...Tôi viết email này để theo dõi về...

Regarding your inquiry about...Liên quan đến yêu cầu của anh/chị về...

Thank you for reaching out.Cảm ơn anh/chị đã liên hệ.

It was a pleasure speaking with you.Rất vui khi được trao đổi với anh/chị.

I am reaching out to introduce...Tôi liên hệ để giới thiệu...

Please find attached...Vui lòng xem tệp đính kèm...

As discussed, I am sending...Như đã trao đổi, tôi gửi...

11 — 20

Báo Giá & Đơn Hàng

Please find our quotation attached.Vui lòng xem báo giá đính kèm.

The price is valid until [date].Giá này có hiệu lực đến ngày [ngày].

Could you confirm the order quantity?Anh/chị xác nhận giúp số lượng đặt hàng?

We can offer a discount for bulk orders.Chúng tôi có thể giảm giá cho đơn hàng số lượng lớn.

The lead time is approximately [X] days.Thời gian sản xuất khoảng [X] ngày.

Please confirm the specifications before we proceed.Vui lòng xác nhận thông số trước khi chúng tôi tiến hành.

We would like to place an order for...Chúng tôi muốn đặt hàng...

Is this price including shipping?Giá này đã bao gồm vận chuyển chưa?

We accept payment via bank transfer.Chúng tôi nhận thanh toán qua chuyển khoản.

Kindly send us your purchase order.Vui lòng gửi đơn đặt hàng cho chúng tôi.

21 — 30

Xác Nhận & Làm Rõ Yêu Cầu

Could you please clarify this point?Anh/chị có thể làm rõ điểm này giúp không?

I just want to confirm that...Tôi chỉ muốn xác nhận rằng...

To make sure I understand correctly...Để chắc chắn tôi hiểu đúng...

Could you send the updated drawing?Anh/chị gửi giúp bản vẽ đã cập nhật được không?

There seems to be a discrepancy in the dimensions.Có vẻ như kích thước có sự sai khác.

Please double-check the tolerance.Vui lòng kiểm tra lại dung sai.

Can you confirm this is the final version?Anh/chị xác nhận đây là bản cuối cùng chứ?

We noticed an error in the file.Chúng tôi phát hiện lỗi trong file.

Please revise and resend.Vui lòng chỉnh sửa và gửi lại.

Everything looks correct on our end.Mọi thứ ổn ở phía chúng tôi.

31 — 40

Tiến Độ & Deadline

We are on schedule to deliver by [date].Chúng tôi đang đúng tiến độ để giao hàng vào [ngày].

There will be a slight delay due to...Sẽ có chậm trễ nhẹ do...

We need this urgently.Chúng tôi cần gấp việc này.

Could you expedite the process?Anh/chị có thể đẩy nhanh tiến độ được không?

The deadline is [date].Hạn chót là ngày [ngày].

We appreciate your patience.Chúng tôi cảm ơn sự kiên nhẫn của anh/chị.

Please prioritize this order.Vui lòng ưu tiên đơn hàng này.

We are still waiting for your confirmation.Chúng tôi vẫn đang chờ xác nhận từ anh/chị.

This is time-sensitive.Việc này gấp về thời gian.

Thank you for your prompt response.Cảm ơn anh/chị đã phản hồi nhanh chóng.

41 — 50

Kết Thư & Follow-up

Please let me know if you have any questions.Vui lòng cho tôi biết nếu anh/chị có thắc mắc gì.

Looking forward to your reply.Mong sớm nhận được phản hồi từ anh/chị.

Feel free to contact me anytime.Anh/chị cứ liên hệ với tôi bất cứ lúc nào.

Best regards,Trân trọng,

Thank you for your cooperation.Cảm ơn sự hợp tác của anh/chị.

I will follow up next week.Tôi sẽ theo dõi lại vào tuần sau.

Please confirm receipt of this email.Vui lòng xác nhận đã nhận được email này.

Just checking in on this.Tôi muốn hỏi thăm tiến độ việc này.

Let's schedule a call to discuss further.Hãy sắp xếp một cuộc gọi để trao đổi thêm.

Thank you once again.Một lần nữa xin cảm ơn.

Ghi chú

Ghép Câu, Đừng Học Thuộc Cả Email

Tôi không nhớ hết cả email mẫu — chỉ nhớ vài câu khung ở mỗi phần rồi ghép lại theo tình huống thật. Cách này giúp email luôn tự nhiên, không bị rập khuôn.